Sur une carte de visite, entre « plombier.dupont63@gmail.com » et « contact@dupont-plomberie.fr », laquelle inspire le plus confiance ? La seconde, presque toujours. C’est une adresse e-mail à votre nom, qu’on appelle souvent une adresse e-mail pro. Elle n’a rien de réservé aux grandes entreprises.
À quoi sert une adresse e-mail pro ?
D’abord, à faire sérieux. Une adresse qui porte le nom de votre activité rassure vos clients. Elle montre que vous avez pris le temps de vous installer.
Ensuite, à être chez vous. Une adresse Gmail ou Orange dépend d’une entreprise. Si vous changez de fournisseur d’accès, l’adresse de votre opérateur peut disparaître avec l’abonnement. Votre adresse pro, elle, vous suit tant que vous gardez votre nom de domaine. Vous pouvez changer de service de messagerie sans changer d’adresse.
Enfin, à vous organiser. Vous pouvez créer plusieurs adresses : contact@, factures@, ou une par personne. Toutes sur le même nom.
Comment ça marche concrètement ?
Une adresse e-mail a deux morceaux, séparés par l’arobase, le petit @. Avant, il y a le nom de la boîte : contact. Après, il y a le nom de domaine : votresite.fr.
Quand quelqu’un vous écrit à contact@votresite.fr, voici ce qui se passe :
- Sa messagerie regarde la partie après l’arobase : votresite.fr.
- Elle demande au DNS, l’annuaire d’Internet : « Où dois-je livrer le courrier de ce nom ? »
- Le DNS répond grâce à une ligne spéciale, l’enregistrement MX. MX veut dire Mail Exchanger, en clair « le serveur qui reçoit le courrier ».
- Le message part vers ce serveur de messagerie, qui le range dans votre boîte.
- Vous le lisez sur votre iPhone ou votre ordinateur, comme n’importe quel e-mail.
C’est exactement le même annuaire que pour votre site. Pour le site, le DNS donne l’adresse IP du serveur web. Pour les e-mails, il donne l’adresse du serveur de messagerie. Un seul nom, deux usages.
Un exemple réel
Vous louez votresite.fr chez OVH. Avec le nom, OVH propose en général une offre de messagerie. Vous créez la boîte contact@votresite.fr et vous choisissez un mot de passe. OVH remplit tout seul la ligne MX dans votre DNS. Vous ajoutez ensuite l’adresse dans l’application Mail de votre iPhone, et c’est prêt.
Si votre nom de domaine est chez un autre prestataire que votre messagerie, il faut recopier soi-même la ligne MX donnée par le service de messagerie. C’est l’étape où l’on se trompe le plus souvent, alors prenez votre temps et copiez-la sans rien changer.
Les mots qu’on vous dira
- Boîte mail : l’espace où vos messages sont rangés, avec un mot de passe pour y entrer.
- Redirection : une adresse qui ne garde rien et renvoie tout vers une autre boîte. Pratique pour recevoir les messages de contact@votresite.fr dans votre boîte habituelle.
- Alias : une deuxième adresse qui arrive dans la même boîte.
- SPF et DKIM : deux lignes du DNS qui prouvent que vos e-mails viennent bien de vous. Sans elles, vos messages risquent d’atterrir dans les courriers indésirables de vos clients.
- Spam : le courrier indésirable, celui qu’on ne veut pas recevoir, et où l’on ne veut surtout pas arriver.
Ce que vous avez à faire
Si vous avez déjà un nom de domaine, vous avez fait le plus dur. Il reste à choisir un service de messagerie, à créer votre boîte, et à vérifier que la ligne MX est bien en place dans votre DNS. Demandez aussi que les lignes SPF et DKIM soient réglées : c’est ce qui évite les spams.
Un conseil : n’effacez jamais une ligne MX sans savoir à quoi elle sert. Une seule erreur, et vos e-mails cessent d’arriver, sans que personne ne vous prévienne. Et pensez à renouveler votre nom de domaine chaque année : s’il expire, le site s’arrête, mais les e-mails aussi.